Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов

Случается, что работники организации, при выполнении своих трудовых обязанностей, используют свое личное имущество. Особенно это характерно для тех сфер, где возможно применение надомного труда, например, организация, занятая в легкой промышленности, может использовать труд надомниц, которые для выполнения работы используют свое имущество: швейную или вязальную машину. Другим ярким примером является использование личного легкового автомобиля или мотоцикла, например, такими работниками как снабженцы, торговые агенты, курьеры и все те работники, трудовые обязанности которых, связаны с разъездами.

При использовании работником собственного имущества для служебных целей, работодатель обязан возместить физическому лицу все расходы, связанные с использованием этого имущества. Однако такая обязанность работодателя возникает лишь в том случае, если использование личного имущества работника осуществляется с согласия или ведома работодателя.

Согласно статье 188 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ):

«При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме».

Как видим, из положений статьи 188 ТК РФ следует, что если имущество используется без согласия работодателя, то требовать возмещения работник не вправе.

Стоит обратить внимание на то, что трудовое законодательство предусматривает фактически два вида возмещения: компенсацию за использование, износ (амортизация) инструмента, личного оборудования и других технических средств и материалов и расходы, связанные с использованием личного имущества работника. Поэтому, работнику может выплачиваться и компенсация и возмещение расходов, связанных с использованием личного имущества.

Для справки: понятие «компенсации» дано в статье 164 ТК РФ:

«Компенсации - денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей».

Отметим, что трудовое законодательство не содержит непосредственных размеров возмещения, поэтому, обычно его размер и порядок выплаты определяются трудовым договором.

При этом следует обратить внимание на позицию налоговых органов, отраженную в Письме МНС Российской Федерации от 2 июня 2004 года №04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта» где сказано, что трудовой и коллективный договоры не устанавливают нормы компенсационных выплат. Указанные договоры лишь предоставляют организациям право самостоятельно определять порядок и размер возмещения затрат, связанных с возмещением расходов при использовании личного имущества работника. В связи с этим суммы компенсаций, установленные коллективным или трудовым договором, не являются нормами, установленными в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Глава 25 «Налог на прибыль организаций» дает возможность организациям учесть расходы на содержание служебного транспорта, об этом свидетельствует пункт 11 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ) согласно которому к прочим расходам, связанным с производством и реализацией относятся:

«расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации».

Как следует из текста НК РФ, в отношении личных легковых автомобилей и мотоциклов законодатель установил ограничение: принять в расходы, учитываемые при налогообложении, расходы на содержание личного автомобиля или мотоцикла можно только в пределах норм, установленных законодательством.

Данные нормы установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 года №92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – Постановление №92).

Таким образом, можно сказать, что организация вправе самостоятельно определять порядок и размер возмещения расходов за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов, но учесть эти расходы для целей налогообложения, организация имеет право только в пределах норм.

Согласно Постановлению №92:

«1. Установить следующие нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:

(рублей в месяц)

легковые автомобили с

рабочим объемом двигателя

до 2000 куб. см включительно - 1200

свыше 2000 куб. см - 1500

мотоциклы - 600.

При применении упрощенной системы налогообложения указанные нормы используются с 1 января 2003 года для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

При применении системы налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единого сельскохозяйственного налога) указанные нормы используются с 1 января 2004 года для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

2. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования и распространяется на правоотношения, возникшие с 1 января 2002 года».

Обращаем внимание читателей на Письмо Минфина Российской Федерации от 21 июля 1992 года №57 «Об условиях выплаты компенсаций работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» (далее Письмо Минфина Российской Федерации №57). Данным письмом установлено, что компенсация за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля иностранных марок выплачивается в тех размерах, к какому классу автомобиля по своим техническим параметрам может быть приравнен этот автомобиль.

В отношении иных видов имущества законодательством никаких нормативов не предусмотрено, нет их и для тех случаев, когда организация использует в своей деятельности личный грузовой транспорт своих работников.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов должны соответствовать требованиям, установленных пунктом 1 статьи 252 НК РФ, то есть они должны быть обоснованны и документально подтверждены.

Такими документами, на наш взгляд, выступают:

· заявление работника – владельца транспортного средства на получение компенсации;

· копия технического паспорта личного автомобиля, заверенная в установленном порядке;

· доверенность на автомобиль (если это необходимо);

· приказ руководителя предприятия, организации и учреждения, в котором предусматриваются размеры этой компенсации.

Аналогичная точка зрения высказана в Письме МНС Российской Федерации от 2 июня 2004 года №04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта».

Письмом Минфина Российской Федерации №57 установлено, что выплата компенсации производится на основании приказа руководителя организации, в котором предусмотрены размеры компенсации. Ведь размеры компенсаций, принятые организацией, могут и превышать предельные нормы, установленные Постановлением №92. Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования автомобиля для служебных поездок. Обращаем Ваше внимание, что налоговые органы настаивают на том, что в размерах компенсации уже учтено возмещение затрат по эксплуатации автомобиля, то есть учтены суммы износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и технический ремонт.

Сумма превышения компенсационной выплаты над нормой, установленной в соответствии с Постановлением №92, не учитывается при исчислении налога на прибыль. Это определено пунктом 38 статьи 270 НК РФ.

Рассмотрим, как будет отражаться сумма компенсации в бухгалтерском учете. Согласно пункту 5 ПБУ 10/99 расходы, связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, расходы, осуществление которых связано с выполнением работ и оказанием услуг, являются расходами по обычным видам деятельности. Поскольку личный транспорт сотрудника используется в служебных целях, то суммы компенсаций будут представлять собой расходы по обычным видам деятельности. Такие расходы на основании пункта 9 ПБУ 10/99 включаются в себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг.

Дата признания расходов определяется в соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99, в котором указано, что расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, при этом признание расходов не зависит от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления расходов.

Для отражения операций по расчетам с работниками организации, отличным от заработной платы, Планом счетов бухгалтерского учета предназначен счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Начисление суммы компенсации будет отражаться по кредиту счета 73 в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат на производство, это могут быть счета 25, 26, 44 и другие. Выплата компенсации будет отражаться по дебету счета 73 в корреспонденции со счетом 50 «Касса».

При расчете суммы компенсации следует учитывать, что если работник находился в командировке, отпуске, не выходил на работу по причине временной нетрудоспособности или отсутствовал на работе по другим причинам, то за тот период, когда работник не работал и, соответственно, его автомобиль не эксплуатировался, компенсация не выплачивается.

Пример 1.

Торговая организация ООО «Мираж» принимает на работу торгового агента, с условием использования в трудовой деятельности личного автомобиля ВАЗ 2107. Трудовым договором закреплено, что работнику ежемесячно выплачивается сумма компенсации в размере 3 000 рублей.

В бухгалтерском учете организации начисление и выплата суммы компенсации торговому агенту отражается следующим образом: