Какие документы необходимо выдать сотруднику при увольнении? (К. Попова, журнал "Налоговый учет для бухгалтера", N 7, июль 2017 г.)

Какие документы необходимо выдать сотруднику при увольнении?

специалист по кадрам ООО "ЭкоКом"

Журнал "Налоговый учет для бухгалтера", N 7, июль 2017 г., с. 38-40.

Увольнение сотрудника совершенно обыденная вещь. Особенно если речь идет о большой организации. Причины для этого могут быть разные. Это и переход на более высокооплачиваемую работу в другую компанию, и сокращение численности и штата компании, а возможно, и вовсе выход на пенсию. В каждой из этих ситуаций есть "свой" комплект документов, который необходимо выдать сотруднику при увольнении. Поговорим о том, что это за документы.

Безусловно, главный документ, который должен получить сотрудник при увольнении, - это трудовая книжка. Однако есть и другие не менее важные документы, часть из которых работодатель должен выдать в обязательном порядке, другие - по письменному заявлению сотрудника (ст. 84.1 ТК РФ).

Примечание. См. статью "Главбуху на заметку: как удержать увольняющегося бухгалтера" на стр. 62 журнала N 2'2017.

Согласно п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее - Закон N 255-ФЗ) работодатель обязан выдавать застрахованному лицу в день прекращения работы справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработка, и текущий календарный год, на который были начислены страховые взносы. В этой справке указывают и количество календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды освобождения сотрудника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в ФСС РФ не начислялись.

Указанную справку необходимо составлять по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30.04.2013 N 182н "Об утверждении формы и порядка выдачи справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись". Увольняющемуся сотруднику эта справка нужна будет у нового работодателя для расчета социальных выплат.

Следующей зарплатной справкой, которая не носит обязательный характер и выдается по просьбе работника, является справка о среднем заработке для определения пособия по безработице. Такой документ может понадобиться тем сотрудникам, которые увольняются и собираются встать на учет в центр занятости населения для назначения пособия по безработице (п. 1, 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 "О занятости населения в Российской Федерации"). Для удобства кадрового сотрудника или бухгалтера, который ответственен за составление соответствующей документации, можно посоветовать воспользоваться формой справки, рекомендуемой Минтрудом РФ в письме от 15.08.2016 N 16-5/В-421. Этот документ содержит уже все необходимые реквизиты, которые потребуются в центре занятости населения.

Еще одним зарплатным документом, который запрашивают большинство увольняющихся сотрудников, является справка по форме 2-НДФЛ *(1). Ее выдают по заявлению работника (п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ). То есть она не относится к документам, которые работодатель должен выдать в обязательном порядке. Если же работник составил запрос на ее получение, то необходимо отразить в документе выплаты в пользу работника с начала года, в котором увольняется работник, по дату увольнения и выдать справку в последний его рабочий день (ст. 84.1 ТК РФ).

Страховой стаж. Пенсионные взносы

Примечание. См. статью "Отчетность по страховым взносам: куда и какие расчеты представлять" на стр. 21 журнала N 4' 2017.

Существует целый ряд документов, содержащих пенсионные данные, которые нужно вручить увольняющемуся сотруднику. Так ему должны быть предоставлены персонифицированные данные, касающиеся взносов, которые начислены и уплачены с выплат в его пользу, сведения о страховом стаже (п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", далее - Закон N 27-ФЗ). На основании приведенной нормы работнику следует предоставить:

- раздел 3 "Персонифицированные сведения о застрахованных лицах" единого расчета по страховым взносам*(2) с индивидуальными сведениями сотрудника за период с начала квартала по дату его увольнения;

- документ по форме СЗВ-М *(3) за месяц, в котором увольняется работник. Необходимо будет сделать лист только со сведениями об увольняющемся. То есть в таблице формы за отчетный месяц под порядковым номером 1 будет заполнена только одна строка;

- сведения по форме СЗВ-СТАЖ *(4). Документ работодатель обязан выдавать увольняющимся сотрудникам с марта 2017 года. Это прямо установлено п. 4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ. Выдавать сведения по форме СЗВ-СТАЖ нужно при прекращении не только трудового договора, но и договора гражданско-правового характера. Если работник увольняется в 2017 году, то документ по форме СЗВ-СТАЖ выдают ему на руки, а в ПФР отправляют по итогам года не позднее 1 марта 2018 года (п. 2 ст. 11 Закона N 27 ФЗ). Если же сотрудник увольняется в связи с выходом на пенсию, то отправить в фонд данную справку нужно в течение трех дней с момента увольнения (п. 2 ст. 11 Закона N 27 ФЗ). Включить в отчет нужно только данные об увольняющемся сотруднике, информацию о других работниках приводить не нужно. Кстати, штраф за непредставление документа по новой форме весьма велик и составляет 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Примечание. О том, как заполнить форму, читайте в статье "Изучаем новые формы отчетности по персонифицированному учету" на стр. 48 журнала N 5' 2017.

Обратите внимание, что, кроме рассмотренных нами документов, сотрудник может запросить у работодателя и другие документы. Такое право установлено ст. 62 ТК РФ. Например, работник может потребовать копии приказов о выплате премий, увольнении, переводе на другую работу. Все копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно. На это обратил внимание Роструд в письме от 20.12.2012 N ПГ/9518-6-1.

*(1) Утверждена приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@ "Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме" (приложение N 1 к приказу ФНС от 10.10.2016 N ММВ-7-11/551@).

*(2) Содержится в приложении N 1 к приказу ФНС от 10.10.2016 N ММВ-7-11/551@ "Об утверждении формы расчета по страховым взносам, порядка его заполнения, а также формата представления расчета по страховым взносам в электронной форме".

*(3) Форма утверждена постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 N 83п "Об утверждении формы "Сведения о застрахованных лицах".

*(4) Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 N 3п "Об утверждении формы "Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)", формы "Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)", формы "Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)", формы "Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)", порядка их заполнения и формата сведений".

Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Справка к журналу "Налоговый учет для бухгалтера"

Учредитель и издатель ООО "Бизнес-Арсенал".

Свидетельство о регистрации средства массовой информации ПИ N ФС77-37546 от 17.09.2009.