Прием документов по личному составу ликвидируемых организаций на хранение в муниципальный архив Заинского муниципального района

Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации, федеральным органом исполнительной власти.

Запрос о предоставлении муниципальной услуги – заявление о предоставлении муниципальной услуги.

Расчётное время:

Результат предоставления услуги:

Основания для отказа:

Способы обжалования:

Консультирование заявителя.

Заявитель лично, по телефону или посредством электронной почты обращается в архивный отдел Исполнительного комитета Заинского муниципального района для получения консультаций о порядке получения муниципальной услуги. Начальник Отдела осуществляет консультирование Заявителя, в том числе по составу, форме и содержанию документации, необходимой для получения муниципальной услуги. Процедура осуществляется в день обращения Заявителя. Результат процедуры: консультации, замечания по составу, форме и содержанию представленной документации, этапам представления документации.

Принятое и зарегистрированное заявление или возвращенные заявителю документы.

Заявитель лично, через доверенное лицо или по почте подает письменное заявление о предоставлении муниципальной услуги и представляет документы в общий отдел Исполнительного комитета Заинского муниципального района.

Специалист Отдела, ведущий прием заявлений, осуществляет: установление личности Заявителя; проверку полномочий Заявителя (в случае действия по доверенности); проверку наличия документов; проверку соответствия представленных документов установленным требованиям (надлежащее оформление копий документов, отсутствие в документах подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений). В случае отсутствия замечаний специалист Отдела осуществляет: приём и регистрацию заявления в системе электронного документооборота; вручение Заявителю копии заявления с отметкой о дате приема заявления, присвоенном входящем номере, дате и времени исполнения муниципальной услуги; направление Заявления в архивный отдел. В случае наличия оснований для отказа в приеме документов, специалист Отдела, ведущий прием документов, уведомляет Заявителя о наличии препятствий для регистрации заявления и возвращает ему документы с письменным объяснением содержания выявленных недостатков в представленных документах. Процедуры осуществляются в течение 15 минут в день поступления заявления. Результат процедур: принятое и зарегистрированное заявление или возвращенные Заявителю документы.

Переданная заявителю информация о дате представления документов или извещение заявителя об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Начальник архивного отдела осуществляет проверку сведений, содержащихся в документах, представленных Заявителем. В случае выявления оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, извещает об этом Заявителя. В случае отсутствия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги по результатам рассмотрения заявления устанавливает дату представления документов. В случае предоставления муниципальной услуги по приему документов ликвидируемых негосударственных организаций извещает Заявителя о сроках заключения договора о принятии документов от ликвидируемой негосударственной организации. Дата предоставления документов устанавливается с учетом сроков подписания договора. Процедуры осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры. Результат процедуры: переданная Заявителю информация о дате представления документов или извещение заявителя об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Заключение договора о принятии документов от ликвидируемой негосударственной организации.

Начальник архивного отдела по результатам рассмотрения заявления и документов: подготавливает договор о передаче архивных документов на хранение в муниципальный архив; согласовывает Договор, с управляющим делами Исполнительного комитета Заинского муниципального района; направляет договор Руководителю Исполнительного комитета Заинского муниципального района на утверждение. Процедуры осуществляются в течение трех дней с момента окончания процедуры. Результат процедуры: направленный на утверждение Руководителю Исполнительного комитета Тетюшского муниципального района Договор. Руководитель Исполнительного комитета Заинского муниципального района в порядке очередности поступления подписывает Договор и направляет его начальнику архивного отдела для передачи Заявителю. Процедуры осуществляются в течение одного дня с момента окончания предыдущей процедуры. Результат процедуры: подписанный Руководителем Исполнительного комитета Заинского муниципального района Договор. Начальник архивного отдела направляет Договор Заявителю. Процедура осуществляется в день получения договора. Результат процедуры: направленный Заявителю для подписания Договор.

Извещение заявителя о дате представления документов на хранение или об отказе Управления в согласовании документов.

Заявитель лично или через доверенное лицо подает в архивный отдел документы и представляет подписанный Договор:

1. Описи дел, документов (в трех экземплярах). 2. Историческая справка. 3. Справка об отсутствии документов, подлежащих передаче в архив в случае, если отдельные виды документов не создавались или были утрачены. Справка должна содержать наименование юридического лица (для граждан - фамилия, имя, отчество) и его почтовый адрес, перечень отсутствующих (утраченных) документов с указанием причин их отсутствия.

Начальник архивного отдела осуществляет проверку правильности оформления документов. В случае отсутствия замечаний направляет документы на согласование в Управление. В случае наличия замечаний, возвращает документы Заявителю для внесения исправлений. Процедуры осуществляются в течение двух дней с момента поступления документов. Результат процедур: направленные на согласование в Управление или возвращенные Заявителю для исправления документы.

Начальник архивного отдела, после поступления из Управления документов, информирует Заявителя о принятом решении. В случае согласования Управлением документов, извещает Заявителя о дате представления документов на хранение. В случае отказа Управления в согласовании документов, направляет Заявителю письменный ответ с указанием причины отказа. Процедуры осуществляются в течение одного дня с момента поступления документов из Управления. Результат процедур: извещение Заявителя о дате представления документов на хранение или об отказе Управления в согласовании документов.

Выданный заявителю акт, переданные на хранение документы.

Начальник архивного отдела при приеме документов на хранение осуществляет сверку фактического наличия дел с описью, проверку состояния упорядочения документов, физическое и санитарно-гигиеническое состояние дел. При обнаружении документов на бумажной основе, подверженных поражению биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), с повреждениями бумаги и текста и при несоблюдении организацией требований к оформлению дел, изложенных в Правилах работы архивов организаций, составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Документы, подверженные физическим дефектам, в течение двух дней с момента составления акта, возвращаются организации для устранения дефектов. По результатам проверки составляет акт приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах. Акт подписывается Заявителем. Один экземпляр подписанного акта передается Заявителю. Поступившие документы передаются в хранилище. Процедуры, осуществляются в зависимости от количества поступающих дел на хранение: не более 10 дел - 2 дня; от 11 до 20 дел - 4 дня; от 21 до 50 дел - 10 дней. При поступлении на хранение свыше 50 дел, срок предоставления муниципальной услуги определяется начальником архивного отдела и не должен превышать срока, установленного федеральным законодательством. Заявитель о сроке предоставления услуги уведомляется в течение двух дней с момента поступления документов. Результат процедур: выданный Заявителю акт, переданные на хранение документы.